Entenda de uma vez por todas o que são os projetos de processos

Entenda de uma vez por todas o que são os projetos de processos


Projeto dos processos nada mais é que aquele momento em que a empresa precisa planejar os processos necessários para desenvolver um produto ou serviço ou então modificar e/ou aprimorar processos já existentes.

Os projetos de processos podem surgir não somente durante a abertura do negócio, mas também da vontade de atender melhor aos consumidores, reduzir as despesas, aumentar a lucratividade ou atender a mudança nas normas e legislações vigentes. Em outras palavras, para garantir a entrega de algo de valor, seja clientes externos ou internos, os empreendedores desenvolvem um conjunto de processos e/ ou atividades, que quando executados de forma sistemática e em sequência, conseguem gerar os resultados propostos de maneira consistente.


Para atingir a esses objetivos, os projetos deverão implantar mudanças, expandir, modernizar, relocar ou diversificar as atividades. Em seguida, espera que os processos resultantes gerem benefícios como aumento na qualidade dos produtos ou serviços, menor esforço e perdas, reaproveitamento de recursos, agilidade nas operações (gerando menos espera do consumidor ou de outros setores internos), flexibilidade para lidar com diferentes tipos de produtos ou máquinas e redução de despesas com estoques e atrasos.


Para desenvolver um projeto de processo, sua empresa não precisa reinventar a roda. O primeiro passo é pesquisar os modelos que já existem no mercado, seja de concorrentes ou de organizações em segmentos similares. Além disso, também é preciso estudar as normas e padrões técnicos existentes, pois nesses documentos é possível encontrar informações valiosas para que o projeto seja bem planejado e não tenha muitas alterações durante ou após a execução.


Fases


 

Assim como qualquer outro projeto, os projetos de processo devem ser planejados como um conjunto de atividades a serem executadas em um sequência lógica até a obtenção do produto final (nesse caso, um processo). Uma das principais fases nesse tipo de projeto é planejamento, momento em que é preciso estabelecer os responsáveis e seus níveis hierárquicos, as etapas, os prazos para execução, orçamento e mecanismos de controle.


Além disso, é preciso definir as entradas do projeto, que serão os recursos iniciais necessários para a execução do projeto. Ao final do projeto, estarão suas saídas, que são basicamente a forma como os processos atenderão aos requisitos estabelecidos nas entradas.


Durante o projeto de processo também é preciso cumprir a análise crítica, etapa em que se verifica periodicamente se o planejamento está sendo bem executado no intuito de identificar possíveis problemas e corrigi-los a tempo. Durante essa fase, é comum que sejam necessárias alterações no projeto, ou seja, mudanças no planejamento para corrigir problemas ou aprimorar o produto final. Não se esqueça de que algumas alterações podem ter impactos sobre outros aspectos do projeto, exigindo um análise criteriosa dos gestores.


Ao final do projeto, é preciso ainda fazer a verificação, fase em que pessoas não envolvidas diretamente na execução do projeto como clientes, patrocinadores, diretores ou gestores buscam garantir que as saídas atenderão aos requisitos de entrada.


Por último, deve ocorrer ainda a validação, etapa similar à verificação, mas que serve como um aval formal antes da entrada definitida do processo em operação.


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